Rekapitulace používání systémů, antisystémů a chaosu v organizaci času, prostoru a věcí, které je potřeba udělat.
Dnešní svět je organizací posedlý. Ukázalo se, že rychlost a komplikovanost světa je vlastně nad naše možnosti. Nezvládáme dělat to, co si myslíme, že bychom dělat měli, nestíháme věci, ke kterým jsme se zavázali, uniká nám to důležité mezi neustávájícími proudy zbytečností. A tak najednou každý řeší jak si organizovat čas, vznikají metody na správu projektů, úkolů, slibů a závazků. Aplikací na vytváření, organizaci a odškrtávání je tolik, že to skoro půsoí, jako kdyby samotná organizace času a činností byla důležitější než činnosti samotné. Kladivo je důležitější než zatlučený hřebík. (I ztěchto důvodů vznikl díl Fokusu ČT24 o Času)
Za posledních asi deset let jsem prošel docala zajímavou cestou, která světem organizace času vedla a došel k několika zajímavým poznatkům a změnám myšlení. Už dlouho jsem o tom chtěl napsat a vypadá to, že jsem právě začal.
Začnu někde po přelomu tisíciletí. Na začátku byl punk. Byl jsem absolutním a militantním odmítačem systémů. Všech. Bezvýhradně. Nechtěl jsem používat kalendář, úkolník, odmítal jsem dokonce smysluplně pojmenovávat soubory a adresáře v počítači, protože mi přišlo, že bych tím ustupoval sytému, který ode mne okolní svět vyžaduje. Plno věcí jsem zapomínal, nestíhal termíny, nespal mnoho nocí, abych ty zapomenuté termíny dohnal a sliboval jsem práci, kterou jsem nemohl stihnout..
Stav totálního punku a z něj pramenící problémy, jsou asi častým výchozím bodem pro nějakou sebeorganizaci a správů soukromého světa a u mě to nebylo jinak. Vlastně se ukázalo, že ten zarputilý chaos je stejně svazující, jako jakýkoli jiný systém a taky dost omezený. Jako první jsem se pokoušel aplikovat pořádek na adresářovou strukturu v počítači. Nutil jsem do ní kolegy a trpěl když nedodržovali pravidla. Pomalu a plíživě se z punku a chaosu začala rodit úplně protichůdná vlastnost – posedlost systémem.
Někdy v té době (plusmínus 2005) jsem psal články o střihu a videotechnice pro server mujmac.cz, který tou dobou řídil Petr Mára a díky jeho článku o používání kalendáře jsem poprvé pochopil, že kalendář nemusí nutně být čisté zlo. V tu samou dobu jsem se proklikal k Davidu Allenovi a jeho, dnes už mýtické a asi i trochu přežité (k tomu se vrátím), GTD metodě. Allenovu přednášku jsem si pustil několikrát a uznal, že nosit v hlavě věci, které tam mít nemusím, je pitomost a představa jakéhosi externího systému, který “za mě” bude spravovat co všechno je potřeba udělat, mě uchvátila. Stával jsem se kazatelem systému.
modifikace programu OmniOutliner pro potřeby GTD = legendární kGTD! i takovéto tortury podstupovali organizacechtiví..
Tohle zamilování bylo ale postavené čistě na emocích, nikoli na rozumu. Vzniklo z potřeby ovládnout zmatek, který jsem kolem sebe vytvářel a následně nezvládal. Takže když jsem začal zkoumat nástroje, kterými bych svět kolem sebe kategorizoval a zpřehlednil, nehledal jsem podle svých reálných potřeb, ale snažil jsem se najít Rolls Royce. Tenhle “geek” přístup mě po několika peripetiích (iGTD, kGTD, klasický hardware blok alá Allen atd) dovedl až do náruče OmniGroup, kde jsem se stal beta testerem programu OmniFocusu.
Z dnešního hlediska, kdy každá druhá ruka v tramvaji drží “chytrý telefon”, na který existují desítky a stovky aplikací na GTD, ZTD, BTD, ATD.., byla tehdejší situace dost tristní – ačkoli byl OmniFocus už v začátcích daleko před konkurencí, stále fungoval jen v počítači. V jednom počítači. Myšlenka synchronizace byla krásná, ale vzdálená. Takže reálné používání vyžadovalo místy obskurní postupy jako tisk projektové struktury do miniaturizované papírové verze pomocí různých pluginů a skriptů. Sám jsem dokonce napsal AppleScript na synchronizaci mezi OmniFocusem a iCalem. (Dnes už mi moc není jasné jak jsem ho vytvořil, co vlastně dělal a jak to mohlo komu pomoci, ale očividně to nějak fungovalo a pár lidem to pomohlo..)
Nicméně už jsem byl ve hře a snažil se ovládat svůj život novými nástroji. U Omnifocusu jsem zůstal několik dalších let, až do dalšího zlomu v sebeorganizaci. Je to skvělý, pokročilý nástroj, který na jedné straně respektuje logiku GTD, ale nabízí i další možnosti pro člověka, který se do GTD z jakéhokoli důvodu “nevejde”. Nicméně i když už jsem svůj “švýcarák” našel, téma mě bavilo a sledoval jsem i vlnu programů, článků a názorů, které přišly v závěsu za OF. Bylo fascinující pozorovat, jak potřeba “organizovat” prorůstá produktivní částí společnosti.
Tady musím udělat malou odbočku. Už v prvních diskusích, které jsem studoval – ať už byly na stránkách OmniGroup, nebo kdekoli jinde po netu – jsem si všímal, že organizace času se s rostoucí masovostí stává i konfliktním tématem, které dělí lidi do skupin. V roce 1990 by byla absurdní představ, že se lideé budou hádat kvůli tomu, jak si píšou schůzky do kalendáře. A ejhle. Najednou tu máme skupiny “pravověrných” GTD následovníků, kteří tvrdí (třeba), že více kontextů k jednomu úkolu mít nelze, protože ….xy….. a kdo říká něco jiného, nerozumí tomu! Z organizace času a práce – nástroje, který nám má pomáhat, se stává náboženství, které dělí lidi… Konec odbočky.
Ačkoli z teoretického hlediska jsem měl všechno, co jsem potřeboval, stále to fungovalo jen z části. První problém byl v dostupnosti dat, ale ten se časem vyřešil synchronizací, iOS aplikací a obecně upgradem kapesních zařízení. Horší to bylo s periodickým rozpadáním systému. GTD, a jakýkoli jiný systém, vyžaduje disciplínu od toho, kdo jej používá. A tu jsem nikdy úplně nenašel. Vždycky tedy docházelo k tomu, že od chvíle, kdy bylo všechno zasunuto na své místo do projektů a kontextů, docházelo k postupnému rozkladu a během měsíce, dvou zbyly z perfektní pavučiny systému jen cáry. A posledním, důležitým problémem bylo, že všechny dostupné systémy byly odříznuté – je hezké mít všechno zorganizované v aplikaci X, ale když chcete spolupracovat s někým jiným, buď se musíte setkávat v nějakém společném nástroji jako je Basecamp (který je drahý a příliš komplexní), nebo vám nezbývá, než posílat emaily. A email je peklo. Nikdo neví jak ho používat. Je někde mezi klasickou analogovou poštou, sdíleným úkolníčkem, a sms zprávou , na kterou odesílatel čeká odpověď v horizontu minut..
Po nějaké době jsem si uvědomil, že mi to periodické rozpadání vadí. A že mi vadí víc, než jak mi systém pomáhá. A to byl první krok k překalibrování, které vedlo do současného stavu.
Paralelně s tím, jak jsem si uvědomoval nedostatečnou funkčnost “organizačního systému”, začal jsem objeovat alternativy. Asi nejzásadnější pro mě bylo ZTD (Zen To Done), který popsal Leo Babauta. Najednou bylo jasné, že GTD není vrcholek ledovce, poslední slovo v organizaci času, ale jen jeden ze způsobů, metoda, cesta, která je sice efektivní, ale ne pro všechny. V horizontu několika měsíců jsem postupně celý “organizační systém” rozpustil a nechal věci být. A ony se srovnaly samy..
Než popíšu svůj stávající systém, musím udělat druhou odbočku odbočku a popsat, co vlastně dělám. Kromě rodiny, která vyžaduje standardní rodinné úkony a plánování, je moje další činnost dost různorodá a špatně se škatulkuje. Část je výzkum a telefonování (tedy sezení u počítače, ale i vymýšlení a shánění čísel, tipů, možností..), částečně připravuji natáčení, ladím termíny, plánuji, pak přichází natáčení, zpracování natočeného materiálu, příprava do střižny a střih.. To mluvím o případech, kdy natáčím něco, co má jasně daný termín a standardní podobu, ať už se jedná o televizní dokument, reklamu, klip.. Ale pak jsou další druhy zakázek, kdy třeba několik dní v kuse sedím u počítače, připravuji grafiku pro animace, animuji, nebo sám něco stříhám, k tomu schůzky, komunikace… A často se objeví zakázky, které nemají z předchozí praxe precedens. Průběžně dělám na dvou až třech “větších” věcech a k tomu řídím běžný provoz.. Asi tak.
Jeden z hlavních průlomů při analyzování toho, proč původní systém nefungoval, bylo uvědomění, že některé věci prostě z hlavy nedostanu. Existuje zkrátka kategorie věcí, která mi v hlavě bude sedět neustále, dokud nebudou dokončeny. (Tento fakt mimochodem ovlivňuje množství projektů, které jsem schopen zpracovávat paralelně) Velká část mě práce totiž obnáší přemýšlení, vymýšlení zpracovávání dat, které se nedá efektivně zapracovat do stromové struktury a je to činnost, kterou nemohu “nechat v práci” a nosím si jí sebou domů (a kamkoli jinam). Musím o své práci přemýšlet. A chci. To je moje práce (často). A díky tomu mě zapisování věcí, které si tak jako tak pamatuji, obtěžovalo.
Druhý problém byl vždycky v tom, že mimo projektů, které jsou víceméně klony (natáčení dvou dílů pořadu Retro probíhá víceméně podobně) je tu plno projektů, které vybočují a v OmniFocusu jsem vždy vytvářel projekt a strukturu podúkolů tak, jak mi to ze začátku dávalo smysl.Jenže většinou se ukázalo, že důležitost jednotlivých bodů je jiná, změnila se posloupnost atd. a struktura přestala dávat smysl.
Po asi roční kalibraci, kterou jsem nijak neřídil, spíš jen usměrňoval, se ustálil na následující systém.
1/ Co projekt to dokument:
každý projekt, který je delší než den, který obnáší více kroků a nějaká data dostane svůj dokument v Simplenote. ustálil jsem se na struktuře pojmenovávání dokumentů KLIENT_PROJEKT, díky které se dobře hledá a abecedně řadí. (třeba tento text píšu v dokumentu JANDUFEKCZ_SEBEORGANIZACE) do dokumentu píšu všechy informace, poznámky, vše, co má textovou podobu. Pokud projekt obsahuje nějaké podúkoly, budou taky zde..
2/ Co projekt to folder:
Jakmile má nějaký úkol/projekt jiná data než jen text, dostane folder v Dropboxu. Tam skladuji obrázky, další data, větší textové dokumenty, rozpočty, mindmapy atd..
3/ Kalendář na termíny
V kalendáři jsou jen věci, které si nebudu pamatovat. Už poznám, které to jsou a píšu si je hned. Míval jsem tendence vyhrazovat kusy dnů na určité práce, ale nikdy to nefungovalo. Teď tam je opravdu jen to, co mě nutí být v konkrétní dobu na konkrétním místě.
4/ Komunikace
Email je stále stejně nepoužitelný. Nebo spíš otravný. Zajímavou alternativu nabídne projekt ActivePeople, který bude představen někdy z kraje 2013, a má ambici email chytře eliminovat (více později). S těmi, kdo v AP nejsou, stále komunikuji emailem, ale čekám změnu. Brzy.
5/ Simplenote
Kromě bodu 1/ používám simplenote ještě v dlaších případech: deník (denní poznámky, zápisky, postřehy), nákupní seznam, inbox veškerých textových dat, inkubátor (nápady a texty, které chci nechat chvíli uzrát).
Krom těchto pěti bodů je ještě pár vedlejších, které se týkají speciálních projektů (data k větším projektům se nedají synchronizovat skrz Dropbox a vzniká tak ještě lokální klon folderu atp.) ale tohle je jádro, které stojí na solidním základu: na mě. Oproti první fázi, kdy jsem se s nadšením vrhnul do sebeorganizace a hladal nástroje, které jsou “nejlepší”, pozoroval jsem dlouhodobě, co vlstně potřebuji, jaká data zpracovávám, jak je chci mít po ruce a jaké nástroje – co možná nejjednodušší – na ně použít. Tohle je tedy systém, který vznikl na základě potřeb, nutnosti, nikoli na základě touhy. Zároveň byl tenhle systém vybudován dlouhodobě a měl tak možnost se usadit. A tím se stal důvěryhodný.
Ale vím, že to není poslední fáze. Myslet si, že jakýkoli, byť funkční, systém je stabilní a neměnný, by bylo hodně naivní. Naopak, stále cítím, že bych systém rád ještě dál zjednodušil, ale nikam se neženu. Už vím, že pokud mi má něco sloužit, musí to vycházet ze mě. Z mé potřeby, z mých vlastností a schopností. A stejně tak, jako jsem před pěti lety dělal jiné věci a byl víceméně někdo jiný, než dnes, předpokládám, že za dalších pět bude situace zase úplně jiná. Ale je důležité nesnažit sám sebe napasovat do nějakého systému pravidel, ať vypadají jakkoli chytře, ale spíš přenastavit pravidla tak aby vyhovovaly tomu, kdo zrovna jsem.
Tohle téma bych mohl pitvat ještě dlouho (pár let se mu věnuji)) ale už jen poslední myšlenku. Nabízí se totiž otázka, jestli ten můj první výlet do posedlosti systémem nebyl zbytečný. Myslím, že ne.. ostatně jako všechno v životě. Díky hloubkovému ponoru jsem měl možnost se vlastně sám nakalibrovat: ověřit si, že organizace sebe sama není cílem, ale procesem, cestou. A tak jsem díky komplexním nástrojům našel cestu zpátky, k nástrojům jednoduchým.
Nástroje nejsou na světě proto, abychom se jim podvolili, ale abychom sami sebe nastavili, nakalibrovali a usměrnili. Stát se součástí náboženství je omezující, nikoli osvobozující. Proto mě trochu děsí, že v současnosti se z time-managementu stala nezbytná modla každého “produktivního” člověka. Není to time-management, není to project-management… Jsme to my.
Fajn..
Príma.
A plyne z toho nějaké ponaučení?
Každopádně!
…
HD\
http://www.43folders.com/2005/11/04/kgtd-keeps-getting-better